Kā ieplānot atkārtotus rēķinus pakalpojumā QuickBooks Online

Lai ieplānotu atkārtotu rēķinu programmā QuickBooks Online, varat vai nu atrast rēķinu programmā QuickBooks un iestatīt to atkārtotu izvēlnē Skatīt/rediģēt, vai izveidot atkārtota rēķina veidni no jauna, QuickBooks informācijas panelī noklikšķinot uz zobrata ikonas.

Izveidojot periodiskus rēķinus pakalpojumā QuickBooks Online, jūs izmantojat jaudīgu rīku, kas palīdzēs racionalizēt rēķinu izrakstīšanas procesu. Tas ne tikai ietaupa jūsu laiku, bet arī palīdz nodrošināt, ka jūsu klientiem katru reizi tiek izrakstīti pareizi un laicīgi rēķini.

Lai gan periodisko rēķinu funkcija galvenokārt ir "iestatiet to un aizmirstiet", joprojām ir svarīgi, lai QuickBooks Online atkārtoto darījumu ekrāna pārskatīšana būtu regulāra jūsu darbplūsmas daļa. Regulāri pārskatot šo ekrānu, varēsit atklāt visas automatizētā procesa kļūdas. Tas arī nodrošinās jums sirdsmieru, ka visi jūsu regulārie rēķini tiek izveidoti (un nosūtīti, ja izvēlēsieties tos nosūtīt automātiski), kā vajadzētu.

Ir divi veidi, kā QuickBooks Online iestatīt periodiskus rēķinus: no esoša rēķina un no jauna.

Atkārtota rēķina izveide no esoša rēķina

Ja jau esat savam klientam izveidojis rēķinu pakalpojumā QuickBooks Online, varat izmantot šo rēķinu, lai izveidotu atkārtotu darījumu.

1. Informācijas paneļa kreisajā pusē virziet kursoru virs vienuma Pārdošana un pēc tam noklikšķiniet uz Rēķini.

2. Atrodiet rēķinu, kuru vēlaties izmantot, lai izveidotu atkārtotu darījumu. Noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas kolonnā Darbības blakus rēķinam, ko izmantosit, un pēc tam noklikšķiniet uz Skatīt/rediģēt.

3. Tiks atvērts atlasītais rēķins. Ekrāna apakšdaļā atlasiet “Padarīt periodisku.”

4. Tiks atvērts jauns ekrāns. Šis ekrāns ir jūsu QuickBooks atkārtotā rēķina veidne. Jūs ievērosiet, ka atlasītais rēķins tiek kopēts šajā ekrānā, taču ir arī daži papildu lauki, kas jums būs jāatjaunina, lai izveidotu veidni.

a. Veidnes nosaukums: katram periodiskajam rēķinam ir jābūt unikālam nosaukumam. Periodiskajam rēķinam varat piešķirt jebkādu nosaukumu.

b. Veids: šī ir nolaižamā izvēlne ar trim iespējām.

  • “Plānots” izveido rēķinu jūsu norādītajā intervālā.

  • “Atgādinājums” izveidos atgādinājumu, kas tiks parādīts jūsu informācijas panelī.

  • “Neplānots” saglabā periodisko rēķinu kā veidni, taču neplāno rēķina izveidi.

c. Izveidojiet ___ dienas iepriekš: ja vēlaties, lai QuickBooks Online izveidotu atkārtotu rēķinu pirms tā izmantošanas vai nosūtīšanas, ievadiet šeit, cik dienu iepriekš vēlaties izveidot rēķinu.

d. Klients: varat izmantot rēķinu vienam klientam, lai izveidotu atkārtotu rēķinu citam klientam, nolaižamajā izvēlnē izvēloties cita klienta vārdu. Norēķinu informācija tiks atjaunināta, bet visa pārējā informācija rēķinā paliks nemainīga.

e. E-pasts: šeit varat mainīt vai pievienot e-pasta adreses periodiskajam rēķinam. Atdaliet vairākas adreses ar komatu. Ja vēlaties nosūtīt kopiju vai diskrēto kopiju kādam citam rēķinā, noklikšķiniet uz saites zem lauka E-pasts, lai pievienotu šīs adreses atkārtotajam rēķinam.

f. Opcijas: jums ir pieejamas trīs iespējas.

  • Automātiski sūtīt e-pastus. Atlasiet šo opciju, ja vēlaties, lai QuickBooks Online automātiski nosūtītu rēķinu pa e-pastu noteiktā datumā (datumu iestatīsit sadaļā Intervāls). Ja jums būs jāatjaunina rēķins pirms tā nosūtīšanas, atstājiet šo opciju neatzīmētu.

  • Drukāt vēlāk. Atlasiet šo opciju, ja vēlaties vēlāk visus rēķinus izdrukāt pakešu veidā.

  • Iekļaujiet neaprēķinātās maksas. Atlasot šo opciju, visas neizrakstītās izmaksas automātiski tiks iekļautas rēķinā katru reizi, kad tiks izveidots atkārtots rēķins. Šī ir ērta funkcija, kas ļauj tvert un rēķināt visus klienta apmaksājamos izdevumus, taču, ja izvēlaties to izmantot, noņemiet atzīmi no izvēles rūtiņas “Automātiski sūtīt e-pastus.” Tas ļaus jums pārskatīt rēķina precizitāti pirms tā nosūtīšanas.

g. Intervāls: šeit iestatīsiet rēķina izveides biežumu.

  • Varat izvēlēties, vai rēķins tiek veidots katru dienu, nedēļu, mēnesi vai gadu.

  • Ja izvēlaties katru dienu, varat izvēlēties, cik bieži vēlaties izveidot rēķinu (ik pēc vienas dienas, ik pēc divām dienām, ik pēc trim dienām utt.)

  • Ja izvēlaties katru nedēļu, varat izvēlēties, lai rēķins tiktu izveidots reizi nedēļā, ik pēc divām nedēļām, ik pēc trim nedēļām utt. Varat arī izvēlēties nedēļas dienu, kad vēlaties izveidot rēķinu.

  • Ik gadu ir visvienkāršākā iespēja. Vienkārši atlasiet mēnesi un dienu, kurā vēlaties katru gadu izveidot rēķinu.

  • Ikmēneša ir visbiežāk izmantotā iespēja. Tā ir arī viena no visgrūtāk saprotamajām iespējām. Izvēloties ikmēneša rēķinu, varat izvēlēties, lai rēķins tiktu izveidots noteiktā datumā (1., 15. utt.), nolaižamajā izvēlnē izvēloties "diena". Vai arī varat izvēlēties, lai rēķins tiktu izveidots noteiktā dienā, piemēram, trešajā pirmdienā, izvēloties "pirmā," "otrā," "trešā," "ceturtā" vai "pēdējā". ” nolaižamajā izvēlnē un pēc tam nākamajā laukā izvēloties nedēļas dienu. Visbeidzot, ja vēlaties, lai rēķins tiktu izveidots reizi divos mēnešos, katru ceturksni, reizi sešos mēnešos utt., ievadiet skaitli pēdējā lodziņā. Tātad, ja vēlaties, lai rēķins tiktu izveidots reizi ceturksnī mēneša otrajā pirmdienā, iestatiet laukus, kā parādīts iepriekš redzamajā ekrānuzņēmumā.

h. Sākuma datums: šis ir datums, kad vēlaties sākt atkārtoto darījumu secību. Varat ievadīt pašreizējo datumu, ja vēlaties, lai tas sāktos uzreiz, vai arī varat iestatīt datumu nākotnē. Mēs iesakām iestatīt sākuma datumu dažas dienas pirms atkārtotā rēķina izveides pirmo reizi.

i. Beigas: lauks Beigas nosaka, cik ilgi tiks izmantota periodisko rēķinu secība.

  • Ja vēlaties, lai rēķins tiktu automātiski izveidots uz visiem laikiem, atlasiet "Nav.Pēc tam periodiskais rēķins tiks izveidots saskaņā ar jūsu norādīto grafiku, līdz mainīsit periodiskā rēķina veidni.

  • Ja vēlaties iestatīt periodisko rēķinu secības beigu datumu, atlasiet "Līdz" un ievadiet beigu datumu. Tas ir noderīgi līgumiem un ierobežotām saistībām.

  • Ja vēlaties, lai periodiskais rēķins tiktu izveidots noteiktu skaitu reižu, atlasiet "Pēc" un ievadiet vairākus gadījumus.

Pārskatiet atlikušo rēķina precizitāti, pēc tam noklikšķiniet uz pogas "Saglabāt veidni" ekrāna apakšējā labajā stūrī, lai saglabātu savu periodisko rēķinu.

» VAIRĀK: NerdWallet labākā grāmatvedības programmatūra maziem uzņēmumiem

Atpakaļ uz augšu

QuickBooks tiešsaistē

Iepērcieties tūlīt

QuickBooks vietnē

Atkārtota rēķina izveidošana no jauna

Ja jums nav esoša rēķina, ko vēlaties izmantot QuickBooks atkārtotā rēķina veidnei, varat izveidot atkārtota rēķina veidni no jauna.

1. Informācijas paneļa augšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz zobrata ikonas un pēc tam sadaļā Saraksti noklikšķiniet uz Atkārtoti darījumi.

2. Nākamajā ekrānā tiek parādīts visu jūsu periodisko darījumu saraksts QuickBooks Online. Ņemiet vērā, ka pastāv daudz dažādu atkārtotu darījumu veidu — rēķini, rēķini, žurnāla ieraksti utt. Varat izmantot pogu Filtrēt, lai parādītu tikai noteikta veida darījumus (rēķinus, rēķinus utt.).) vai noteiktiem veidiem (plānots, neplānots vai atgādinājums.)

Lai izveidotu jaunu periodisku darījumu, noklikšķiniet uz pogas Jauns šī ekrāna augšējā labajā stūrī.

Pēc tam uznirstošajā nolaižamajā sarakstā atlasiet Rēķins kā darījuma veidu un noklikšķiniet uz pogas "Labi".

3. Tagad jūs izpildīsit 4. darbību no augšas. Jūs arī aizpildīsiet periodiskā rēķina veidnes daļu “rēķins”, ievadot noteikumus, produktu/pakalpojumu, aprakstu, daudzumu, likmi, summu, nodokli un visus citus nepieciešamos laukus. Pabeidziet, apakšējā labajā stūrī noklikšķinot uz pogas "Saglabāt veidni".

Atpakaļ uz augšu

QuickBooks periodisko rēķinu izmantošana

Ja esat izveidojis ieplānotu periodisku rēķinu un izvēlējāties automātiski nosūtīt rēķinu pa e-pastu, jums ir jāuzrauga tikai periodisko darījumu ekrāns, lai pārliecinātos, ka rēķini tiek izsūtīti, kā plānots. Laukā “Iepriekšējais datums” tiks parādīts, kad rēķins pēdējo reizi tika izveidots, un laukā “Nākamais datums” tiks parādīts, kad tiks izveidots nākamais rēķins.

Ja esat izvēlējies nesūtīt rēķinus automātiski vai vēlaties pārskatīt vai mainīt periodisko rēķinu veidni, jums būs vēl nedaudz jāstrādā.

Jūs ievērosiet, ka ekrānā Periodiskie darījumi blakus saitei Rediģēt ir nolaižamā bultiņa. Varat noklikšķināt uz šīs bultiņas, lai izvēlētos izmantot, dublēt, apturēt, izlaist nākamo datumu vai dzēst atkārtotus darījumus. Varat arī noklikšķināt uz saites Rediģēt, lai veiktu izmaiņas periodiskā darījuma veidnē, ja vēlaties veikt pastāvīgas izmaiņas veidnē.

Lai izmantotu savu periodisko darījumu veidni, lai izveidotu rēķinu, atlasiet "Izmantot.” Tiks atvērts rēķins, kuru pēc tam varēsiet rediģēt un nosūtīt savam klientam.

Profesionāļa padoms: ja programmā QuickBooks Online iestatāt periodiskus rēķinus vai citus periodiskus darījumus, regulāri pārbaudiet ekrānu Recurring Transactions, lai pārliecinātos, ka visi atkārtotie darījumi tiek izveidoti, kā paredzēts. Lai gan paziņojumi, piemēram, tālāk norādītais, tiks parādīti jūsu informācijas panelī, kad būs jāveic atkārtoti veidņu atgādinājumi, jums nevajadzētu paļauties tikai uz šiem atgādinājumiem.

Atpakaļ uz augšu

Kāpēc izveidot QuickBooks Online periodiskos rēķinus?

Atkārtotu rēķinu izveide programmā QuickBooks Online ietaupa jūsu laiku un var palīdzēt izvairīties no rēķinu kļūdām, taču, iespējams, jums nebūs jāizveido periodisks rēķins katram klientam, kuru apkalpojat. Pastāv divi izplatīti iemesli atkārtota rēķina izveidei

Jūs regulāri izrakstāt klientam rēķinu par tieši tādu pašu pirkumu.

Periodiskie rēķini ļoti labi darbojas abonēšanas vai pakalpojumu uzņēmumiem, kas regulāri nodrošina klientiem vienu un to pašu produktu vai pakalpojumu par to pašu cenu. Tie labi darbojas arī uzņēmumiem, kuriem ir klienti, kuri regulāri veic vienu un to pašu pasūtījumu.

Ja jūsu uzņēmumā ir šādi klienti, varat izveidot periodisku rēķinu, kuru pēc tam varat ieplānot, lai klientam regulāri nosūtītu pa e-pastu. Varat arī izveidot rēķinu un gaidīt, lai tas tiktu manuāli nosūtīts.

Jūs regulāri izrakstāt rēķinu klientam līdz noteiktam datumam.

Iespējams, jūsu klienti regulāri neatkārto vienu un to pašu pirkumu, bet, iespējams, jums ir līgums ar klientu, kurā teikts, ka izrakstīsit viņiem rēķinu par pirkumiem, ko viņi veikuši līdz noteiktai mēneša dienai (vai jebkuram citam laika intervālam). ). Vai varbūt jums ir līgums ar klientu, un jūs par šo līgumu iekasēsit pa posmiem. Ja izveidojat periodisku rēķinu, jums nebūs jāuztraucas par to, ka aizmirsīsiet klientam laicīgi izrakstīt rēķinu.

Atpakaļ uz augšu

Periodiskie rēķini vs. atkārtota pārdošanas kvīts

Ir vērts atzīmēt, ka rēķini un pārdošanas kvītis kalpo diviem ļoti atšķirīgiem grāmatvedības mērķiem. Pārdošanas kvītis tiek izsniegtas, kad klients maksā par preci vai pakalpojumu, un rēķini ir dokumenti, kuros klientam tiek prasīta samaksa par preci vai pakalpojumu pēc tam, kad klients to jau ir saņēmis. Vēl viena atšķirība starp šiem diviem dokumentiem pastāv programmā QuickBooks Online, it īpaši, ja runa ir par atkārtotiem rēķiniem un periodiskiem pārdošanas kvītis.

Pakalpojumā QuickBooks Online atkārtotu pārdošanas kvīti var izmantot, lai automātiski apstrādātu klienta maksājumu. Piemēram, ja esat advokāts un katru mēnesi iekasējat no klienta iekasēšanas maksu, varat izmantot atkārtotu pārdošanas kvīti, lai automātiski apstrādātu maksājumu par ieturējumu, izmantojot klienta kredītkarti vai norēķinu kontu (ar klienta atļauja, protams.) Tas ir ērti jūsu klientam, jo ​​viņiem nav jāuztraucas par to, ka viņi atcerēsies jums maksāt katru mēnesi. Tas ir ērti arī jums, jo jūs zināt, ka samaksu saņemsiet laikā, automātiski un bez nepieciešamības veikt depozītu bankā.

No otras puses, atkārtots rēķins kalpo kā maksājuma pieprasījums no jūsu klienta, bet tas atstāj faktisku maksājuma izpildi viņa ziņā. Klientiem, kuriem sūtāt periodiskus rēķinus, būs vai nu jāuzraksta čeks, jāzvana jums, norādot savas kredītkartes numuru, vai jāizmanto rēķinā norādītā maksājuma saite, lai samaksātu par šī mēneša iekasēšanas maksu.

Pārliecinieties, ka saviem mērķiem izmantojat pareizo periodisko darījumu. Ja vēlaties automātiski apstrādāt klienta vai klienta maksājumu, izmantojiet periodisko pārdošanas kvīti. Ja vēlaties automātiski nosūtīt rēķinu klientam un vēlaties, lai viņš pats veiktu maksājumu, izmantojiet periodisku rēķinu.

» VAIRĀK: atrodiet citus noderīgus rīkus mūsu 25 labāko mazo uzņēmumu lietotņu sarakstā

QuickBooks tiešsaistes resursi

Uzziniet vairāk par QuickBooks Online darbību.

  • Kā izveidot izcilu QuickBooks Online budžetu.

  • Kā importēt bankas darījumus QuickBooks Online.

  • Kā apstrādāt kredītkaršu maksājumus programmā QuickBooks Online.

  • Kā izveidot pirkuma pasūtījumu vietnē QuickBooks Online.

  • Kā rakstīt un drukāt čekus programmā QuickBooks Online.

  • Kā pielāgot cenas un cenu līmeņus programmā QuickBooks Online.

  • Kā izveidot QuickBooks ienākumu pārskatu.

  • Kā izveidot rēķinu programmā QuickBooks.

  • Kā norakstīt rēķinu programmā QuickBooks.

  • Kā izdrukāt samaksas ierakstus pakalpojumā QuickBooks Online.

  • Rēķinu izstrādes gaita pakalpojumā QuickBooks Online: soli pa solim sniegti norādījumi.

  • Labākās POS sistēmas, kas integrējas ar QuickBooks.

  • QuickBooks finanšu pārskati: pilnīgs ceļvedis.

  • QuickBooks definīcijas: 22 populārākās definīcijas, kas jums jāzina.

Atpakaļ uz augšu

Šī raksta versija pirmo reizi tika publicēta Fundera, NerdWallet meitasuzņēmumā.

Atstājiet Savu Komentāru

Please enter your comment!
Please enter your name here